فرض کنید در سازمان خود برای اجرای جلسه تان نیاز به لپ تاپ یا ویدیو پرژکتور دارید و حالا میخواهید یک تقاضا با استفاده از Resources Mailbox برای مسئول این لوازم ها بفرستید که در این تاریخ و ساعت شما نیاز به این وسایل ها دارید و مسئول لوازم با استفاده از Resources Mailbox می تواند چک کند که در این تاریخ و ساعت شخص دیگری این لوازم ها را از قبل رزرو نکرده باشد و با تایید درخواست می توانید شما از این لوازم استفاده کنید. در این روش برای تایید تقاضای کاربران باید شخصی مسئول این ایمیل Resources باشد که تایید کند یا تایید نکند که این روش دستی می باشد.
اما روش دیگری هم هست به صورت اتوماتیک که اگر شخصی درخواست وسیله ای را برای ساعت و تاریخ مشخصی به Resources بفرستد و قبل از آن شخص دیگری این وسایل را رزرو نکرده باشد تقاضا ی شما را پاسخ می دهد.
Resources Mailbox به دو قسمت تقسیم می شود:
- Room mailbox برای رزرو کردن اتاق مانند اتاق کنفرانس
- Equipment mailbox برای رزرو کردن تجهیزات سازمان مانند ویدیو پرژکتور، لبتاپ، تلویزیون و …
ایجاد یک Room mailbox
وارد پنل مدیریتی Exchange می شویم بر روی recipients کلیک و وارد سربرگ resources شوید و بر روی علامت مثبت + کلیک کنید گزینه Room mailbox را انتخاب کنید.
در پنجره باز شده اطلاعات اتاق را وارد کنید:
در قسمت Room name نام اتاق را وارد کنید.
در قسمت Alias یک نام را وارد کنید هر نامی در این کادر وارد کنید به عنوان نام ایمیل در نظر می گیرد.
در قسمت Organization Unit بر روی گزینه Browse کلیک کنید مشخص کنیم این Resources Mailbox در کدام OU ذخیره شود.
در قسمت Location می توانید محل اتاق را مشخص کند که مثلا در چه طبقه ای و در چه اتاقی می باشد.
در قسمت Phone اگر خواستید می توانید یک شماره تلفن وارد کنید.
در قسمت Capacity تعداد ظرفیت اتاق را وارد کنید.
در آخر بر روی save کلیک می کنیم تا resources مربوط به اتاق کنفرانس ایجاد شود.
ایجاد یک Equipment mailbox
دقیقا مانند روش قبلی وارد پنل مدیریتی Exchange شوید بر روی recipients کلیک و وارد سربرگ resources شوید و بر روی علامت مثبت + کلیک کنید گزینه Equipment mailbox را انتخاب کنید.
در پنجره باز شده اطلاعات تجهیزات مربوطه را وارد کنید:
در قسمت Equipment name نام آن وسیله را بنویسید.
در قسمت Alias یک نام را وارد کنید هر نامی در این کادر وارد کنید به عنوان نام ایمیل در نظر می گیرد.
در قسمت Organization Unit بر روی گزینه Browse کلیک کنید مشخص کنیم این Resources Mailbox در کدام OU ذخیره شود.
حالا چگونه به تقاضای کاربران پاسخ دهیم، همانطور که در بالا گفتیم شما به ۲ صورت می توانید این کار را انجام دهید دستی یا خودکار، البته بصورت پیش فرض تقاضا ها بصورت اتوماتیک پاسخ داده می شود، اگر بخواهید بصورت دستی پاسخ دهید کافیست بر روی اتاق یا تجهیزات مورد نظر خود دوبار کلیک کنید یا اینکه یکبار روی آن کلیک کنید که به حالت فعال در آید بعد بر روی آیکون مداد (Edit) کلیک کنید، در پنجره باز شده بر روی تب Booking delegates را انتخاب کنید.
در این صفحه دو گزینه وجود دارد که گزینه اول که حالت پیش فرض می باشد که برای پذیرفتن یا نپذیرفتن در خواست ها بصورت اتوماتیک می باشد.
گزینه دوم یعنی اینکه باید فردی را معرفی کنید تا مسئول رسیدگی به درخواست ها باشد که بصورت دستی می باشد، بعد از انتخاب گزینه دوم بر روی آیکون مثبت + کلیک و کاربر مورد نظر برای رسیدگی به درخواست ها را مشخص کنید.
ارسال درخواست تقاضا توسط کاربر
ابتدا کاربر وارد حساب ایمیل خود شود سپس بر روی آیکون سمت چپ بالا کلیک کند و Calendar را انتخاب کند .
حالا برای روزی که میخواهید درخواست رزرو ارسال کنید را مشخص سپس بر روی آن روز کلیک کنید، مثلا من میخواهم یک درخواست برای رزرو پرژکتور برای روز ۱۰ بفرستم کافیست بر روی آن روز دوبار کلیک کنید تا پنجره درخواست باز شود.
در قسمت Detail عنوان خود را وارد کنید.
در قسمت People آدرس ایمیل اتاق یا وسیله مورد نظر را وارد کنید.
در قسمت Start و End تاریخ و ساعت مدت زمان رزرو کردن را انتخاب کنید، اگر هم برای کل یک روز بخواهید رزرو کنید کافیست فقط تیک All day را فعال کنید.
در کادر پایین هم اگر خواستید می توانید متنی را تایپ کنید.
بعد از آماده سازی درخواست برای ارسال آن بر روی دکمه send کلیک کنید تا درخواست ارسال شود.
بعد از ارسال درخواست اگر resources بصورت اتوماتیک باشد سریعا به شما پاسخ داده می شود اما اگر به صورت دستی باشد باید صبر کنید تا مسئول مورد نظر به درخواست شما پاسخ دهد.
برای اینکه ببینید به درخواست شما پاسخ داده است به ایمیل خود مراجعه کنید.
در صندوق ایمیل خود ایمیلی از resources مورد نظر دریافت می کنید که حاوی پذیرفتن یا نپذیرفتن درخواست شما می باشد.
اگر درخواست شما پذیرفته شود تصویر زیر را باید مشاهده می کنید.
اگر درخواست شما پذیرفته نشود تصویر زیر را مشاهده می کنید.
عالی بود ممنون به دردم خورد